miércoles, febrero 15, 2006

Oficina virtual, o uso óptimo de Tablet PC (1)

Llevo 18 meses con un tablet a cuestas. Un Toshiba Portégé M200, para ser exactos. Lo uso con ratón y teclado el 75% del tiempo, y el 25% restante ha hecho que valiera la pena el esfuerzo financiero que tuve que hacer en su momento.

Hace semanas os hablé (1, 2, 3) de uno de los usos principales que le doy al Tablet: el de vehículo de comunicación docente en sustitución de la pizarra y las transparencias en powerpoint. Como pudisteis ver (o veréis a través de los enlaces numerados), se trata de un entorno por el cual se orienta la presentación a la dinamización de los contenidos básicos (subrayando, anotando, añadiendo flechas y demás) y, sobre todo, se busca y aprecia la improvisación (introduciendo pizarras en blanco sobre las que exponer conceptos y relaciones). No sé vosotros, pero a estas alturas de la película me sentía como el buey atado a la yunta de powerpoint, tirando por el surco del arado, siempre en línea recta y sin poderme parar. Buscaba (y creo haber encontrado) una experiencia dinámica para el alumno, un entorno en el que no distinguiera la presentación de la navegación a un sitio web relevante, una pizarra con la que pudiera reaccionar a las intervenciones o las dudas sin tener que hacer sombras chinescas contra el proyector en una estupenda contradicción con el nuevo entorno tecnológico.
Sólo por esto ya merece la pena el salto, si bien se trata de un nicho muy específico dentro del conjunto de tareas de comunicación pública. De hecho, esta ventaja de la improvisación se vuelve peligrosa cuando lo que tenemos entre manos es una presentación comercial que tiene el tiempo muy medido y ha de transmitir la sensación de que es pulida, sin grietas ni remiendos.

En breve me meteré con otros usos básicos que le doy a Tablet (para toma de notas en reuniones / entrevistas, para lector de documentación digital y para parir proyectos). Sin embargo, creo que es mejor que pavimente el camino a este post con la referencia a uno de los mejores post sobre tablet PC que he leido en meses. Cómo no, es de James Kendrick.

JKontherun es uno de los mejores y más poblados blogs sobre Tablet PC (y secundariamente, tecnologías móviles) al que podéis echar el diente. Como indica en el antetítulo, JK "usa dispositivos móviles desde que pesaban 15kg", y esta concentración en los dispositivos móviles, sumada a las características de su trabajo, le han obligado a afinar sustancialmente el uso que hace de su Tablet PC.

Este artículo, de hecho, es uno de los escenarios de uso realistas más atractivos con los que me he encontrado. Ni que decir tiene que es radical, y que más de uno pensará que el tipo es un talibán de la tinta electrónica y el dichoso lapicerito y que podría hacer las cosas de otra forma sin tanto lío. A este respecto, lo mejor que puedo decir es que ha logrado un éxito completo en eliminar el papel de su escritorio, y eso merece la pena ése y otros muchos esfuerzos.

No suelo hacer lo que voy a hacer. Parto de la base de que leer inglés es imprescindible para sacar un provecho y disfrute decentes de la Gran conversación que es Internet. Sin embargo, lo que cubre el artículo de JK me ha impulsado a traducir y sintetizar el post por si a algún lector (como nos indican de vez en cuando en /.) se le resiste el inglés. Si no es así, tenéis la url para bandearos por vuestra cuenta. Nada de gracias, no veo fácil que repita :)
He estado ideando un "cubículo virtual" para mi trabajo que llevo conmigo de oficina en oficina. He llegado a ser bastante bueno en montar un espacio de trabajo prácticamente en cualquier lugar. [...] Me gustaría compartir lo que he vivido, mis recomendaciones, para aquellos que tengan que desplazarse con frecuencia de su luga de trabajo
El pilar central del cubículo de trabajo es, en mi opinión, Tablet PC. Mi trabajo me obliga a tener disponibles en todo momento mis aplicaciomes y puestos. En un sin fin de ocasiones he tenido que aposentarme en un cubículo vacío en una oficina que no es la mía, y en minutos estoy dispuesto y más producto y confortable que muchos de los que trabajan ahi a jornada completa. [...] La posibilidad de usar [e]ink me resulta imprescindible dado que necesito firmar constantemente documentos que se me envían para que los devuelva firmados, principalmente contratos. Con el tablet puedo abrir el archivo con PDF Annotator, firmarlo y reenviarlo por mail al que me lo ha enviado [N. del T.: la integración que hace este producto de la eink en PDF es muy superior a la funcionalidad de anotación manuscrita de Acrobat]. Además, lo uso para tomar notas manuscritas en las reuniones, con la seguridad que me proporciona saber que puedo hacer búsquedas sobre la tinta y, por lo tanto, podré recuperar mis notas en el futuro. No tengo alternativas reales al Tablet PC.
Cuando lo uso como un portátil estándar para producir documentos, suelo usar un ratón externo para trabajar cómodamente con la interfaz, aunque también uso el lápiz del Tablet para clicar directamente en la pantalla. [...] A este elemento central, le añado otros elementos para conformar mi cubículo virtual en una oficina ajena:
Tan pronto como enciendo mi máquina, conecto mi tarjeta de acceso a banda ancha de Verizon (EVDO), y estoy conectado mientras dure la sesión de trabajo, de manera que siempre tengo acceso a mi email. [...]
Cuando alguien me envía un documento, lo imprimo en el momento a OneNote, de manera que pueda interactuar con él de manera semejante a como lo haría con el papel. Este procedimiento funciona con completa independencia del tipo de documento, de manera que puedo trabajar sin ninguna necesidad de imprimir y acarrear papel, lo que valoro sobremanera.
También llevo mi iPod, pero no suelo escuchar música en la oficina. No, lo uso principalmente para hacer backup, de manera que puedo recuperar cualquier archivo que no esté disponible en el Tablet por el motivo que sea. [N. del T.: mañana me llega un disco portátil mucho más apropiado para esta tarea, ya os contaré]. Suelo mantener los materiales de referencia más antiguos ahí, de manera que conservo el espacio en disco del Tablet.
También uso un móvil con un buen servicio de manos libres para conferencias. Si es necesario, uso un micro bluetooth para mantener mi conversación discreta - aunque hable muy bajo, el micro bluetooth funcionará adecuadamente. Combino el móvil con el servicio SkypeOut para conferencias de bajo coste tanto con el tablet como con mi treo 700w.
No suelo recibir muchos documentos en papel, pero si así fuera escogería un escaner de mano del tipo del DocuPen. No es barato pero te permite digitalizar documentos en cualquier parte y te cabe en el bolsillo de una americana... tengo muy claro que cuanto más pequeño, mejor en lo que se refiere a mis dispositivos.
Si recibo un documento que necesito compartir con alguien, lo escanearía a PDF y lo enviaría por email en lugar de hacer copias en papel. Si estoy en un viaje de negocios y necesito imprimir algo (una situación cada vez más rara), me lo envío por fax a mi mismo con el tablet PC. En unos minutos me avisarán de que está listo en recepción.
La habilidad de levantar un cubículo virtual en unos minutos me ayuda a mantenerme productivo en cualquier parte, incluso cuando estoy sentado en un aeropuerto esperando mi vuelo. Suelo llevar baterías extras que me permiten trabajar sin conexión a la red eléctrica durante 8 horas, sin molestarme por encontrar un enchufe que suele estar tan solicitado.
Es un ejemplo bastante radical de lo que hoy se puede hacer con la tecnología comercial... si se desea (y puede) superar las barreras de la inercia al uso ortodoxo de los PC. Claro que estas barreras son otro tema extremadamente sugerente, que merecen su propio post.
Y ojo: las referencias a productos comerciales son las de JK, como podéis comprobarlo en el artículo original. Esto no quita para que en el futuro yo las mencione según el uso que les doy, si es que las uso.

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